Personal & Bewerber Übertragen & Automatisieren Einmalprojekt, abgeschlossen
352 Bewerbungen aus vier Kanälen, an einem Ort
Bewerbungen laufen über Portale und Postfächer verteilt ein. Zusammengeführt, entdoppelt und mit Lebenslauf ergänzt entsteht daraus eine Anrufliste.
Der Fall auf einen Blick
Das Problem
Bewerbungen kommen über mehrere Portale und Postfächer herein. Wer alle sehen will, muss sich in fünf Oberflächen einloggen und Dubletten selbst erkennen.
Was der Fall macht
Holt Bewerbungen aus Portalen und Postfächern an einen Ort, erkennt doppelte Bewerber und lädt die Lebensläufe dazu.
Was er bewirkt
Aus 352 Bewerbungen wurden 324 eindeutige Personen und eine sortierte Anrufliste — ein großes Portal blieb Handarbeit.
So funktioniert es
In diesem Ablauf arbeitet kein Sprachmodell mit. Die KI hat beim Bauen geholfen — im Betrieb läuft ein normales Programm.
- 1 Daten Portale und Postfächer Bewerbungen liegen verteilt in Bewerbungsportalen und Postfächern.
- 2 Programm Zusammenführen Ein Programm ruft alle erreichbaren Zugänge ab und legt die Bewerbungen in einer Datenbank zusammen.
- 3 Programm Dubletten erkennen Es erkennt Personen, die sich mehrfach beworben haben — aus 352 Bewerbungen werden 324 Personen.
- 4 Programm Lebensläufe lesbar machen Es lädt die Lebensläufe herunter und macht ihren Text durchsuchbar.
- 5 Mensch Gesperrtes Portal von Hand Ein großes Portal blockt den automatischen Zugang; dort arbeitet weiter ein Mensch.
- Datenquelle
- normales Programm
- Mensch
Die Zahlen dahinter
Was das für Ihren Betrieb heißt
Sobald Bewerbungen über mehr als einen Kanal eingehen, verliert man Kandidaten nicht an den Wettbewerber, sondern an die eigene Unübersichtlichkeit.
Dasselbe Muster greift überall, wo Vorgänge über mehrere Kanäle hereinkommen: Anfragen über Portale und Formulare, Bestellungen über mehrere Marktplätze, Schadensmeldungen über Telefon und Web.
Rechnen Sie damit, dass eine Quelle sich sperrt. Große Plattformen wehren automatischen Zugriff ab, und das ist ihr gutes Recht. Ein Vorhaben, das nur mit allen Quellen funktioniert, scheitert; eines, das mit der Hälfte startet und die Lücke ausweist, läuft.
Die Ausgangslage
Bewerbungen kommen selten über einen Weg herein. Bei uns waren es Bewerbungsportale mit mehreren Firmenzugängen und dazu Postfächer.
Wer den Überblick will, loggt sich nacheinander in mehrere Oberflächen ein und erkennt nicht, dass sich dieselbe Person zweimal beworben hat. Wer als Erster anruft, gewinnt — aber das ist schwierig, wenn man erst suchen muss, wer überhaupt neu ist.
Die Lösung im Einzelnen
Ein Programm holt die Bewerbungen aller Zugänge, führt sie in einer Datenbank zusammen und erkennt Personen, die sich mehrfach beworben haben. Die Lebensläufe werden heruntergeladen und ihr Text lesbar gemacht. Am Ende steht eine Tabelle mit Anrufliste.
Dieser Fall zeigt auch, wo die Grenzen liegen. Ein großes Portal blockte den automatischen Zugang, dort muss weiter von Hand gearbeitet werden. Ein mitgelieferter Zugangsschlüssel war abgelaufen. Und die geplante KI-Bewertung der Lebensläufe fiel aus, weil das Guthaben dafür leer war — die Auswertung wurde ohne Modellbewertung fertiggestellt.
Das Ergebnis war trotzdem brauchbar. Ein Werkzeug, das drei von vier Quellen abdeckt, ist deutlich besser als keines — solange klar ausgewiesen ist, welche Quelle fehlt. Die Zeitersparnis von etwa 18 Stunden ist geschätzt; gemessen sind die Mengen.
| Name | Ort | Erfahrung | Quelle | Unterlagen | Anruf |
|---|---|---|---|---|---|
| T. Weinberger | 4020 Linz | 6 J. Außendienst B2B | Portal | CV gelesen | zuerst |
| S. Aichinger | 4600 Wels | 3 J. Telesales | Portal | CV gelesen | zuerst |
| M. Pfeiffer | 4400 Steyr | 11 J. Verkauf, Quereinstieg | CV gelesen | danach | |
| R. Koller | 4030 Linz | keine Angabe | Portal | CV ohne Text | prüfen |
| B. Mayr (2× beworben) | 4050 Traun | 4 J. Innendienst | Portal + E-Mail | CV gelesen | danach |
Die letzte Zeile hat sich über zwei Kanäle beworben — ohne Zusammenführung wäre die Person zweimal angerufen worden.
Was wir dabei gelernt haben
- Teilabdeckung ist ein Ergebnis, kein Scheitern — vorausgesetzt, die Lücke steht sichtbar im Bericht.
- Große Portale wehren automatischen Zugriff ab. Wer darauf baut, braucht einen Plan B von Hand.
- Zugangsschlüssel laufen ab, meist unbemerkt. Ein Werkzeug sollte das melden, statt still weniger Daten zu liefern.
- Ein leeres Guthaben für die KI-Schnittstelle stoppt den ganzen Lauf. Deshalb gehört die KI-Bewertung an das Ende der Kette, nicht in die Mitte — dann bleibt das Zwischenergebnis brauchbar.
Ein Werkzeug, das drei von vier Quellen abdeckt, ist weit besser als keines — solange klar ausgewiesen ist, welche Quelle fehlt.
Aus der Projektauswertung
Was funktioniert hat — und was nicht Tabelle
| Quelle / Vorhaben | Ergebnis |
|---|---|
| Bewerbungsportal über eingeloggte Sitzung | funktioniert vollautomatisch |
| Postfächer über IMAP | funktioniert vollautomatisch |
| Großes Portal mit Bot-Erkennung | blockt — bleibt Handarbeit |
| Öffentliche Schnittstelle des Portals | Zugangsschlüssel abgelaufen |
| KI-Bewertung der Lebensläufe | ausgefallen — API-Guthaben leer, ohne Bewertung fertiggestellt |
Quelle: Lauf vom 29.07.2026
Der Ablauf als Diagramm Schaubild
Haben Sie so einen Fall im Betrieb?
Schreiben Sie mir in zwei Sätzen, welche Aufgabe bei Ihnen am meisten Zeit frisst. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung — samt Aufwand und samt der Antwort „lohnt sich nicht“, wenn es so ist.