Verwaltung Prüfen & Überwachen Läuft im Alltag
Offene Forderungen, die alle 14 Tage angefasst werden
Sobald eine Forderung an Inkasso oder Anwalt übergeben ist, passiert meist das Schlimmste: nichts. Ein getakteter Lauf sorgt dafür, dass jeder Fall wieder auf den Tisch kommt.
Der Fall auf einen Blick
Das Problem
Ist eine Forderung erst bei Inkasso oder Anwalt, fühlt sich niemand mehr zuständig — und irgendwann ist der Schuldner insolvent.
Was der Fall macht
Prüft jeden Montag, welche übergebenen Forderungen fällig sind, und legt das passende Schreiben als Entwurf ins Postfach.
Was er bewirkt
Kein Fall bleibt länger als 14 Tage unangetastet — versendet wird nach wie vor nur von Hand.
So funktioniert es
1 von 4 Arbeitsschritten erledigt ein Sprachmodell. Den Rest machen ein normales Programm und ein Mensch.
- 1 Daten Fallakte Jeder Fall hat eine Akte mit Ansprechpartner, Betrag, Fälligkeit, Eskalationsspur und nächster Aktion.
- 2 Programm Montags: Was ist fällig? Ein zeitgesteuerter Lauf prüft, welche Fälle fällig sind und ob es neue Insolvenzmeldungen gibt.
- 3 Sprachmodell Passende Stufe bestimmen Die KI liest Chronik, offene Zusagen und letzte Antwort und bestimmt die nächste Eskalationsstufe.
- 4 Mensch Mensch versendet Das fertige Schreiben liegt als Entwurf im Postfach; versendet wird nur von Hand.
- 5 Programm Nachhalten Nach dem Versand wird die Chronik ergänzt und die nächste Aktion auf plus 14 Tage gesetzt.
- Datenquelle
- normales Programm
- Sprachmodell (KI)
- Mensch
Die Zahlen dahinter
Was das für Ihren Betrieb heißt
Forderungsausfälle entstehen selten, weil jemand nicht zahlen kann — sondern weil nach der Übergabe monatelang niemand mehr nachfragt.
Das Muster gilt für jeden Vorgang, der nach der Übergabe an Dritte aus dem Blick gerät: Gewährleistungsfälle beim Lieferanten, Versicherungsschäden, Behördenverfahren, offene Reklamationen.
Der Kern ist kein Programm, sondern ein Feld: die nächste Aktion mit Datum. Wer zu jedem offenen Vorgang diese eine Angabe pflegt, hat den halben Nutzen schon ohne Automatisierung.
Die Ausgangslage
Wenn eine Forderung an ein Inkassobüro oder einen Anwalt übergeben wird, atmet der Betrieb auf: Der Fall ist abgegeben, jemand anderes kümmert sich.
In Wahrheit beginnt hier die gefährlichste Phase. Der Akt liegt woanders, im eigenen Haus fragt niemand nach, Zusagen verlaufen im Sand. Und je länger das dauert, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass am Ende eine Insolvenz steht und das Geld endgültig weg ist.
Die Lösung im Einzelnen
Jeder Fall bekommt eine eigene Akte mit fünf Pflichtangaben: Ansprechpartner mit Namen, Betrag, Fälligkeitsdatum, Eskalationsspur und nächste Aktion mit Datum. Ohne diese fünf ist ein Fall nicht arbeitsfähig.
Montags früh läuft ein zeitgesteuerter Durchgang: Welche Fälle sind fällig? Gibt es neue Insolvenzmeldungen zu einem der Schuldner? Für jeden fälligen Fall wird das passende Schreiben der nächsten Eskalationsstufe erzeugt und als Entwurf ins Postfach gelegt.
Versendet wird nie automatisch. Tonfall und Zeitpunkt entscheiden darüber, ob am Ende gezahlt oder prozessiert wird. Die Maschine bereitet vor, der Mensch schickt ab. Eine belastbare Quote lässt sich erst nach mehreren Quartalen nennen — der Lauf ist seit Kurzem in Betrieb.
- Fällig · Entwurf liegt bereitFall F-2026-04 · 4.180 € · Stufe 3 von 5Letzte Zusage vor 16 Tagen: Zahlung bis Monatsende. Nicht eingegangen.Entwurf im Postfach: letzte Mahnung mit Fristsetzung, Verzugszinsen ausgewiesen, Übergabe an den Anwalt angekündigt.
- Warnung · Insolvenz gemeldetFall F-2026-07 · 2.640 €Zum Schuldner liegt seit gestern eine Insolvenzmeldung vor.Keine Mahnung mehr — stattdessen Frist zur Forderungsanmeldung prüfen. Der Lauf hat den Fall aus der normalen Spur genommen.
- Nicht fälligFall F-2026-02 · 890 €Ratenvereinbarung läuft, letzte Rate pünktlich eingegangen.Nächste Prüfung in 12 Tagen. Kein Schreiben, keine Aktion.
Alle Fälle und Beträge sind erfunden. Entscheidend ist der Ablauf: Der Lauf legt vor, der Mensch versendet.
Was wir dabei gelernt haben
- Ein Fall ohne nächstes Datum ist kein Fall, sondern eine Ablage. Deshalb ist das Feld Pflicht.
- Bei Forderungsschreiben versendet niemals die Maschine. Tonfall und Zeitpunkt entscheiden hier über Zahlung oder Prozess.
- Die Insolvenzprüfung gehört vor die Mahnung. Eine Mahnung an einen insolventen Schuldner ist nicht nur wirkungslos, sie kann Fristen zur Forderungsanmeldung verstreichen lassen.
- Der Takt ist wichtiger als die Eskalationsstufe. Ein Fall, der regelmäßig angefasst wird, wird bezahlt — einer, der ruht, nicht.
Wenn eine Forderung an Inkasso oder Anwalt übergeben ist, passiert typischerweise das Schlimmste: nichts.
Aus der Projektbeschreibung
Der Ablauf als Diagramm Schaubild
Haben Sie so einen Fall im Betrieb?
Schreiben Sie mir in zwei Sätzen, welche Aufgabe bei Ihnen am meisten Zeit frisst. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung — samt Aufwand und samt der Antwort „lohnt sich nicht“, wenn es so ist.