Verwaltung Auswerten & Messen Einmalprojekt, abgeschlossen
Offene Leistungen finden, die niemand mehr im Blick hat
Was ist vereinbart, was wurde abgerechnet, was steht noch offen? Die Antwort lag in Vertrags-PDFs und im Buchhaltungssystem — an zwei Orten, die nie miteinander sprechen.
Der Fall auf einen Blick
Das Problem
Was noch geschuldet wird, steht im Vertrags-PDF; was abgerechnet wurde, im Buchhaltungssystem — verbunden hat das nie jemand.
Was der Fall macht
Liest aus jedem Vertrag, was vereinbart ist, und stellt je Kunde die bezahlten Rechnungen dagegen.
Was er bewirkt
66 Kundenakten je Lauf abgeglichen: je Kunde eine Zeile mit offenem Rest, Ausgleich oder zu viel Abgerechnetem.
So funktioniert es
1 von 4 Arbeitsschritten erledigt ein Sprachmodell. Den Rest machen ein normales Programm.
- 1 Daten Verträge und Rechnungen Die Vertrags-PDFs liegen in den Kundenordnern, die Rechnungen im Buchhaltungssystem.
- 2 Sprachmodell Verträge lesen Die KI liest jedes Vertrags-PDF und zieht die vereinbarte Leistungsmenge heraus.
- 3 Programm Rechnungen holen Ein Programm holt ausschließlich bezahlte Rechnungen und zieht Stornorechnungen ab.
- 4 Programm Kunden zuordnen Ordner und Buchhaltungskontakt werden über den Namen verbunden, notfalls über die E-Mail-Adresse.
- 5 Programm Gegenüberstellen Vereinbart gegen abgerechnet, je Kunde — jede unsichere Zuordnung steht als Hinweis in der Zeile.
- Datenquelle
- normales Programm
- Sprachmodell (KI)
Die Zahlen dahinter
Was das für Ihren Betrieb heißt
Wer Leistungen über einen Zeitraum abruft statt einmalig liefert, weiß es meist nur „ungefähr“ — und ungefähr heißt in beide Richtungen Geld.
Wartungsverträge, Stundenkontingente, Lizenzen, Beratungspakete, Serviceabos — überall dort entsteht dieselbe Unschärfe.
Die Voraussetzung ist unspektakulär: Die Verträge müssen als Datei greifbar sein, die Rechnungen maschinell abrufbar. Beides ist meist gegeben; es hat nur noch nie jemand verbunden. Rechnen Sie damit, dass der erste Lauf in beide Richtungen Abweichungen findet — auch zu Ihren Ungunsten. Genau das macht ihn glaubwürdig.
Die Ausgangslage
Bei Paketen, die über mehrere Monate abgerufen werden, entsteht schleichend eine unangenehme Frage: Was schulden wir eigentlich noch wem?
Die Vereinbarung steht im Vertrag — als PDF im Kundenordner, in wechselnden Formulierungen. Was tatsächlich abgerechnet wurde, steht im Buchhaltungssystem. Die Verbindung ist der Kundenname, der an beiden Orten unterschiedlich geschrieben ist. Man weiß es also nur ungefähr. Und „ungefähr“ heißt in beide Richtungen Geld.
Die Lösung im Einzelnen
Die KI liest jeden Vertrag als Dokument und zieht die vereinbarte Leistungsmenge heraus — auch aus unterschiedlich formulierten Verträgen, was ein starres Suchmuster nicht leisten kann. Parallel werden die Rechnungen geholt, dabei ausschließlich bezahlte; Stornorechnungen werden abgezogen.
Das Entscheidende ist die Behandlung der Zweifelsfälle. Gelang die Zuordnung nur über eine E-Mail-Adresse, fehlt ein Vertrag, wurde mehr abgerechnet als vereinbart — dann steht das als Hinweis in der Zeile, statt weggerundet zu werden. Der Bericht enthält deshalb neben Zahlen auch Vermerke wie „bitte prüfen“. Eine Auswertung, die Unsicherheit verschweigt, ist gefährlicher als gar keine — sie führt zu Forderungen gegenüber dem falschen Kunden.
| Kunde | Vereinbart | Abgerechnet | Offen | Hinweis |
|---|---|---|---|---|
| Personaldienstleister DE | 5 | 4 | 1 | — |
| Hotelbetrieb AT | 3 | 1 | 2 | — |
| Zahnarztpraxis AT | 3 | 4 | −1 | mehr abgerechnet als vereinbart |
| Gastronomie AT | — | 1 | — | kein Vertrags-PDF im Ordner |
| Gesundheitszentrum DE | — | 5 | — | Zuordnung nur über Namensteil — prüfen |
| Handwerksbetrieb DE | 2 | 2 | 0 | — |
Die Hinweisspalte ist der wichtigste Teil. Ein Abgleich, der Unsicherheit verschweigt, führt zu Forderungen gegenüber dem falschen Kunden.
Was wir dabei gelernt haben
- Erst die Rechnungsbasis festlegen, dann rechnen. Bezahlte Rechnungen, Stornos abgezogen — ohne diese Vereinbarung ist jedes Ergebnis Auslegungssache.
- Unsichere Zuordnungen gehören sichtbar in den Bericht. Ein Abgleich, der Unsicherheit verschweigt, führt zu Forderungen gegenüber dem falschen Kunden.
- Verträge lesen kann die KI, Beträge rechnen soll sie nicht. Das Lesen unterschiedlich formulierter Dokumente ist ihre Stärke; das Zusammenzählen erledigt ein normales Programm ohne Fehler.
- Der Abgleich über Kundennamen scheitert zuverlässig. Firmierungen unterscheiden sich zwischen Ordnerstruktur und Buchhaltung — eine eindeutige Kennung an beiden Orten hätte die halbe Arbeit erspart.
Rechnungsbasis sind ausschließlich bezahlte Rechnungen, Stornos werden abgezogen. Klingt selbstverständlich — ohne diese Festlegung liefert derselbe Abgleich drei verschiedene Ergebnisse.
Aus der Festlegung zum Bericht
Wie ein Ergebnis aussieht (Beispielzeilen, anonymisiert) Tabelle
| Kunde | Vereinbart | Abgerechnet | Offen | Hinweis |
|---|---|---|---|---|
| Personaldienstleister DE | 5 | 4 | 1 | — |
| Hotelbetrieb AT | 3 | 1 | 2 | — |
| Zahnarztpraxis AT | 3 | 4 | −1 | mehr abgerechnet als vereinbart |
| Gastronomie AT | — | 1 | — | kein Vertragsdokument im Ordner |
| Gesundheitszentrum DE | — | 5 | — | Zuordnung nur über Namensteil — bitte prüfen |
Quelle: Auszug aus dem Bericht, Kundennummernkreis 200–265, Stand 07/2026
Der Ablauf als Diagramm Schaubild
Haben Sie so einen Fall im Betrieb?
Schreiben Sie mir in zwei Sätzen, welche Aufgabe bei Ihnen am meisten Zeit frisst. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung — samt Aufwand und samt der Antwort „lohnt sich nicht“, wenn es so ist.