Produktion Schreiben & Gestalten Läuft im Alltag
Diktat rein, versandfertige Kundenmail raus
Ungeordnet gesprochen, mit Versprechern und ohne Satzzeichen — heraus kommt eine formulierte Mail, die am Ende ihre eigenen Annahmen offenlegt.
Der Fall auf einen Blick
Das Problem
Eine gut formulierte Kundenmail kostet nach Erfahrung zehn Minuten — das meiste davon fürs Formulieren, nicht fürs Denken.
Was der Fall macht
Macht aus einem ungeordnet gesprochenen Diktat eine fertig formulierte Kundenmail.
Was er bewirkt
Eine versandfertige Mail in unter einer Minute — mit einer Liste der Stellen, an denen geraten werden musste.
So funktioniert es
2 von 4 Arbeitsschritten erledigt ein Sprachmodell. Den Rest machen ein Mensch.
- 1 Mensch Diktieren Sie sagen ungeordnet, was gesagt werden soll — Reihenfolge und Grammatik sind egal.
- 2 Daten Stilregeln und Zusammenhang Die Stilregeln stehen in einer Datei; bei einer Antwort kommt die ursprüngliche Kundenmail dazu.
- 3 Sprachmodell Mail formulieren Die KI schreibt die Mail nach den hinterlegten Stilregeln.
- 4 Sprachmodell Annahmen ausweisen Die KI listet am Schluss die Punkte auf, an denen sie raten musste.
- 5 Mensch Prüfen und senden Sie prüfen drei benannte Punkte, statt die ganze Mail gegenzulesen.
- Datenquelle
- Sprachmodell (KI)
- Mensch
Die Zahlen dahinter
Was das für Ihren Betrieb heißt
Die meisten Geschäftsführer wissen genau, was in einer Mail stehen soll — es dauert nur so lange, es aufzuschreiben, dass sie es aufschieben.
Für jeden, der viel geschäftlich schreibt und wenig Zeit hat — also für die meisten Geschäftsführer.
Der übertragbare Teil ist nicht das Diktieren, sondern die Annahmenliste. Fordern Sie bei jedem KI-erzeugten Text, dass er ausweist, wo er geraten hat. Das kostet zwei Zeilen im Auftrag und macht den Unterschied zwischen prüfbar und blind vertrauen.
Die Ausgangslage
Kundenkorrespondenz hat eine unangenehme Eigenschaft: Der Inhalt ist in fünf Sekunden klar, die Formulierung dauert zehn Minuten. Also wird die Mail aufgeschoben und liegt drei Tage — oder sie wird schnell zwischen zwei Terminen getippt und liest sich entsprechend.
Besonders ärgerlich ist das bei Mails, die etwas bewegen sollen: nach einem Gespräch, bei einer Absage, wenn etwas schiefgelaufen ist. Genau dort zählt der Ton am meisten und ist die Zeit am knappsten.
Die Lösung im Einzelnen
Man spricht, was inhaltlich gesagt werden soll — ungeordnet, mit Versprechern, ohne Zeichensetzung. Daraus entsteht die fertig formulierte Mail nach den hinterlegten Stilregeln.
Der eigentlich wertvolle Teil steht am Schluss jeder Ausgabe: eine Liste der Annahmen, die im Diktat nicht eindeutig waren. Wenn im Diktat „nächste Woche“ vorkam, steht dort, welches Datum daraus wurde. Wenn ein Preis genannt wurde, ob er als netto verstanden wurde.
Das dreht die Prüfung um: Statt die ganze Mail gegenzulesen und zu hoffen, dass nichts danebenliegt, prüft man drei benannte Punkte. Das Projekt liegt bewusst im geteilten Team-Bereich: Was hier an Stilregeln entsteht, gilt für alle, die nach außen schreiben.
also dem herrn müller schreiben
danke fürs gespräch gestern
ähm er wollte ja bis nächste
woche mit seinem partner
reden wegen dem budget
und ich soll mich dann
melden — schreib ihm dass
wir den referenzplatz noch
haben aber nicht ewig und
dass die 4200 netto sind
Eine formulierte Mail mit Dank für das Gespräch, dem Bezug auf die interne Abstimmung, dem Hinweis auf den noch freien Platz und der Klarstellung zum Preis.
Am Schluss die Annahmen:
1. „Nächste Woche“ als KW 34 verstanden — Nachfassen am Donnerstag vorgeschlagen.
2. Die 4.200 € als Nettobetrag ausgewiesen, Umsatzsteuer ergänzt.
3. „Nicht ewig“ nicht als Frist formuliert, sondern als Hinweis — es wurde kein Datum genannt.
Diktat und Namen erfunden. Der wichtige Teil ist rechts unten: Drei benannte Punkte prüfen ist etwas anderes, als eine ganze Mail gegenzulesen.
Was wir dabei gelernt haben
- Die Annahmenliste ist wertvoller als der Text. Sie macht aus einer Kontrolle des Ganzen eine Prüfung von drei Punkten.
- Zeitangaben sind die häufigste Unschärfe im Diktat. „Nächste Woche“ muss zu einem Datum werden — und man muss sehen, zu welchem.
- Stilregeln gehören in eine Datei, nicht in den Kopf. Nur so schreibt das Werkzeug wie das Haus und nicht wie ein Sprachmodell.
- Bei Antwortmails gehört die ursprüngliche Nachricht dazu. Ohne sie erfindet jedes Modell den Zusammenhang.
Jede Ausgabe endet mit den Annahmen, die im Diktat nicht eindeutig waren. Das macht aus dem Gegenlesen eine Prüfung von drei Punkten.
Aus der Arbeitsanweisung des Projekts
Der Ablauf als Diagramm Schaubild
Haben Sie so einen Fall im Betrieb?
Schreiben Sie mir in zwei Sätzen, welche Aufgabe bei Ihnen am meisten Zeit frisst. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung — samt Aufwand und samt der Antwort „lohnt sich nicht“, wenn es so ist.