Vertrieb Auswerten & Messen Einmalprojekt, abgeschlossen
77.066 Anrufe gezählt: Die beste Stunde nutzt kaum jemand
Wann sind Entscheider tatsächlich am Telefon? Die Auswertung eines Jahres widerlegt zwei verbreitete Regeln — und zeigt eine ungenutzte Zeitspanne.
Der Fall auf einen Blick
Das Problem
Wann man anruft, entscheidet über die Erreichbarkeit — aber niemand wusste, welche Zeiten wirklich funktionieren.
Was der Fall macht
Zählt alle Anrufe aus der Kundendatenbank (CRM) aus und zeigt, zu welcher Stunde man Entscheider wirklich erreicht.
Was er bewirkt
Die beste Stunde ist 13 bis 14 Uhr mit 45,9 % Erreichbarkeit — auf sie entfallen bisher nur 6 % aller Anrufe.
So funktioniert es
In diesem Ablauf arbeitet kein Sprachmodell mit. Die KI hat beim Bauen geholfen — im Betrieb läuft ein normales Programm.
- 1 Daten Anrufe aus dem CRM 77.066 Anrufe liegen im CRM, jeder mit Zeitpunkt, Dauer und Ergebnis.
- 2 Programm Altdaten verwerfen Ein Programm verwirft 20.444 Altanrufe, bei denen keine Gesprächsdauer mitgeschrieben wurde.
- 3 Programm Zuordnen Jeder Anruf bekommt Betrieb, Branche und Zeitpunkt.
- 4 Programm Auszählen Das Programm zählt die Erreichbarkeit je Stunde, Wochentag und Branche.
- Datenquelle
- normales Programm
Die Zahlen dahinter
Was das für Ihren Betrieb heißt
Jeder Betrieb mit Telefonvertrieb sitzt auf dieser Auswertung — sie kostet zwei Tage und verändert den Tagesablauf von Menschen, die jeden Tag telefonieren.
Jeder Betrieb, der ausgehend telefoniert — Vertrieb, Terminvereinbarung, Forderungswesen —, hat diese Daten in seiner Telefonanlage oder seinem CRM liegen.
Prüfen Sie zuerst, ob die Rohdaten taugen. In unserem Fall war ein ganzes Jahr unbrauchbar, weil die Anbindung die Gesprächsdauer nicht mitschrieb. Wer das übersieht, wertet Nullen aus und hält das Ergebnis für eine Erkenntnis.
Die Ausgangslage
Im Telefonvertrieb gibt es feste Überzeugungen: Montag früh sei schlecht, Freitagnachmittag sinnlos, und über Mittag störe man nur. Geprüft hatte das niemand.
Dabei liegen die Daten vor: Jeder Anrufversuch steht in der Kundendatenbank (CRM), mit Zeitpunkt, Dauer und Ergebnis. Es hat sie nur nie jemand ausgezählt.
Die Lösung im Einzelnen
Ausgewertet wurden 77.066 Anrufe, davon 49.794 auswertbare ausgehende Versuche über 12.420 Betriebe innerhalb eines Jahres. Gesamt-Erreichbarkeit: 42,0 %. Als erreicht zählt nur ein angenommener Anruf über 30 Sekunden.
Die beste Stunde ist 13 bis 14 Uhr mit 45,9 % — und auf sie entfallen nur 6 % aller Anrufe. Die meistgenutzte Stunde, 10 bis 11 Uhr, liegt mit 42,4 % im Durchschnitt. Der Wochentag spielt keine Rolle: Montag bis Freitag liegen zwischen 41,6 % und 42,3 %.
Die Branche macht mehr aus als alles andere: Gastronomie und Hotellerie 45,8 %, Handwerk und Bau 34,6 %. Die Verlagerung der Anrufe läuft; ob sie sich in der Praxis vollständig realisieren lässt, ist noch nicht nachgemessen.
- Zwischenstand korrigiertDie erste Auswertung sagte etwas anderesEine frühe Stichprobe über 1.000 Leads wies die Zeit vor 9 Uhr als beste aus. Der Vollabzug über 49.794 Versuche zeigt: Es ist 13 bis 14 Uhr.Eine Stichprobe von tausend Datensätzen fühlt sich groß an und trägt trotzdem keine Aussage über einzelne Tagesstunden — je Stunde bleiben davon nur wenige Dutzend Anrufe übrig.
- WiderlegtÜber Mittag stört man nur13 bis 14 Uhr ist mit 45,9 % die beste Stunde des Tages — und bekommt nur 6 % der Anrufe.Die Erklärung ist naheliegend: Entscheider sind dann im Haus statt im Termin.
- WiderlegtMontags erreicht man niemandenMontag bis Freitag liegen zwischen 41,6 % und 42,3 %. Kein messbarer Effekt.Wer montags nicht anruft, verzichtet auf 20 % seiner Telefonzeit — ohne Gegenwert.
- Bestätigt, und stärker als gedachtManche Branchen sind schwerer erreichbarGastronomie und Hotellerie 45,8 %, Handwerk und Bau 34,6 % — elf Punkte Unterschied.Ein größerer Hebel als jede Tageszeit. Für schwer erreichbare Branchen braucht es einen anderen Kanal, nicht mehr Anrufe.
- Datenfehler gefunden20.444 Altanrufe mussten verworfen werdenVor August 2025 hat die Telefonanbindung keine Gesprächsdauer mitgeschrieben.Ohne diesen Schnitt hätte das Vorjahr eine Erreichbarkeit von 0 % ergeben — und niemand hätte gemerkt, dass die Zahl gar nicht existiert.
Der vierte Punkt ist der wichtigste: Eine Auswertung taugt nur so viel wie die Prüfung, ob die Rohdaten überhaupt etwas enthalten.
Was wir dabei gelernt haben
- Die Definition von „erreicht“ entscheidet über das ganze Ergebnis. Zählt man jeden angenommenen Anruf, liegen alle Tagesstunden bei rund 81 % und nichts unterscheidet sich. Erst die Bedingung „über 30 Sekunden“ trennt ein Gespräch von einem Abwimmeln — und macht die Unterschiede sichtbar.
- Tausend Datensätze sind zu wenig für eine Aussage über Tagesstunden. Die Zwischenauswertung wies eine andere beste Stunde aus als der Vollabzug. Wer bei der Stichprobe stehen bleibt, optimiert auf Rauschen.
- Die verbreiteten Telefonregeln hielten der Messung nicht stand. Weder der Montag noch die Mittagszeit verhalten sich wie behauptet.
- Die Branche schlägt die Tageszeit. Elf Prozentpunkte zwischen Gastronomie und Handwerk — dagegen ist jede Stundenoptimierung klein.
- Erst prüfen, ob die Daten überhaupt etwas enthalten. 20.444 Altanrufe waren wertlos, weil ein Feld nie befüllt wurde. Das fällt nur auf, wenn man danach sucht.
- Die meistgenutzte Zeit ist selten die beste. Gewohnheit erzeugt Volumen, nicht Ergebnis.
Die beste Stunde des Tages bekommt sechs Prozent unserer Anrufe. Das ist keine Optimierung mehr, das ist eine übersehene Gelegenheit.
Aus dem Auswertungsbericht
Erreichbarkeit nach Tageszeit Tabelle
| Zeitfenster | Erreichbarkeit | Anteil der Anrufe | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| Wie „erreicht“ gezählt wird | entscheidet alles | — | siehe unten |
| nur „Anruf angenommen“ | 80,9 % | — | unbrauchbar — über alle Stunden fast gleich |
| angenommen und über 30 Sekunden | 41,5 % | — | trennscharf — das ist die Zahl unten |
| 13–14 Uhr | 45,9 % | 6 % | ausbauen |
| 9–10 Uhr | 44,1 % | — | halten |
| 11–12 Uhr | 43,4 % | — | halten |
| 10–11 Uhr | 42,4 % | die meistgenutzte | nur Durchschnitt |
| 8–9 Uhr | 39,5 % | — | abbauen |
| 16–17 Uhr | 38,6 % | — | abbauen |
| 17–18 Uhr | 35,4 % | — | abbauen |
Quelle: 49.794 ausgehende Anrufversuche, August 2025 bis August 2026
Der Ablauf als Diagramm Schaubild
Haben Sie so einen Fall im Betrieb?
Schreiben Sie mir in zwei Sätzen, welche Aufgabe bei Ihnen am meisten Zeit frisst. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung — samt Aufwand und samt der Antwort „lohnt sich nicht“, wenn es so ist.