Vertrieb Finden & Recherchieren Läuft im Alltag
Nachfassen in fünf Spielarten — mit Grund statt mit Liste
Zwölf Projekte beantworten dieselbe Frage: Wann und womit melde ich mich wieder? Fünf Spielarten sind entstanden — mit Anlass, vor dem Termin per Mail, vor dem Termin per Video, nach dem Nein und nach dem Nichterscheinen. Fünf laufen, eine ist fertig und nie versendet, vier sind Papiere. Gemessen ist die Wirkung in keiner.
Der Fall auf einen Blick
Das Problem
78 % unserer Verkaufsgespräche enden mit „ich melde mich“, und nur 11 % der Vertagten kommen von selbst zurück — das Nachfassen ist der häufigste Ausgang und der am wenigsten geregelte.
Was der Fall macht
Legt für jeden Kontakt fest, wann man sich wieder meldet und womit — und bereitet den Anruf oder den Mailentwurf vor, statt eine Liste abzutelefonieren.
Was er bewirkt
Fünf von zwölf Projekten laufen im Alltag; ob eine der fünf Spielarten mehr Abschlüsse bringt, ist in keiner gemessen (Stand 12.10.2026).
So funktioniert es
1 von 4 Arbeitsschritten erledigt ein Sprachmodell. Den Rest machen ein normales Programm und ein Mensch.
- 1 Daten Kalender und Kundendatenbank Aus Firmenkalender und Kundendatenbank (CRM) kommen die Termine in drei Tagen, die Angebote ohne Abschluss und die Nichterschienenen.
- 2 Programm Anlass und Zahlen prüfen Programme prüfen die Karriereseite des Betriebs, rechnen die Zahlen zur Stelle und suchen freie Fenster im Kalender.
- 3 Sprachmodell Entwurf schreiben Die KI ordnet den Fall einer Spielart zu und formuliert den Entwurf: Vorgeschichte, ein Beleg, eine Frage am Schluss.
- 4 Programm Sperren und ablegen Sperrliste, Textreiniger, Verlauf darunter, Kurzlink je Empfänger — dann liegt der Entwurf im Postfach oder der Anruf auf der Liste.
- 5 Mensch Lesen, ändern, senden Ein Mensch liest, ändert und sendet — oder ruft an. Nichts geht automatisch hinaus.
- Datenquelle
- normales Programm
- Sprachmodell (KI)
- Mensch
Die Zahlen dahinter
Was das für Ihren Betrieb heißt
Jeder Vertrieb hat denselben Stapel: Angebote, aus denen nichts wurde, und Termine, zu denen niemand kam — die Frage ist nie „ob“ nachfassen, sondern mit welchem Grund.
Das Muster passt auf jeden Vertrieb mit Angeboten, die liegen bleiben, und Terminen, zu denen nicht alle kommen — Handwerk, Beratung, Agenturen, Finanzdienstleistung. Voraussetzung: ein Kalender und eine Kundendatenbank, aus denen ein Programm lesen darf, und eine Liste, welches Ereignis bei Ihnen einen Anruf rechtfertigt.
Erster Schritt: nicht die Automatisierung, sondern die Zählung — wie viele Gespräche enden bei Ihnen mit „ich melde mich“, und wie viele davon kommen zurück? Ohne diese Zahl weiß niemand, ob eine Spielart wirkt. Fallstrick: Fünf Spielarten sind leicht gebaut und schwer gemessen. Wer nicht von Anfang an zurückschreibt, wer angerufen und wer geantwortet hat, steht nach einem Jahr da, wo wir stehen: mit zwölf Projekten und null Wirkungsmessung.
Die Ausgangslage
Aus 225 Verkaufsgesprächen mit dokumentiertem Ausgang wurden 50 im Termin entschieden (22 %). 175 gingen ins Nachfassen (78 %), und davon kamen 19 zurück — 11 %. Das Nachfassen ist damit nicht ein Vertriebsschritt unter vielen, sondern der Ort, an dem die meisten Gespräche enden.
Die übliche Antwort heißt „konsequenter dranbleiben“: Liste von oben nach unten. Beim dritten Anruf ohne Grund geht niemand mehr ran. Also entstanden, verteilt über zwölf Projektordner, fünf Antworten auf dieselbe Frage — wann und womit melde ich mich wieder? Dieser Fall ordnet sie.
Die Lösung im Einzelnen
Mit Anlass (zwei Projekte, läuft wöchentlich, eigener Fall „Verlorene Angebote zurückholen“): Ein Lauf prüft 388 Angebote ohne Abschluss und 593 Kontakte aus Anzeigen auf ein Ereignis beim Betrieb — Stelle auf der eigenen Karriereseite, neue Geschäftsführung, Wachstum. In einer Beispielwoche hatten 86 von 388 einen Anlass, 287 konnten wegen Fehlern nicht geprüft werden.
Vor dem Termin, Mail (läuft täglich seit 07.09.2026): Drei Tage vor jedem Verkaufsgespräch entsteht ein Entwurf mit zwei Zahlen zur offenen Stelle, einem Referenzlink und den zwei Fragen, deren Antwort im Termin sonst zu spät kommt. Im Trockenlauf: 4 Termine erkannt, 3 Entwürfe in 21 Minuten. Die ersten zwei echten Mails gingen am 08.09.2026 hinaus; seit Mitte September entstehen die meisten Entwürfe im Einzelauftrag statt über den Tageslauf.
Vor dem Termin, Video (Pipeline fertig, eigener Fall „Ein 60-Sekunden-Video“): dieselben Zahlen als Video mit eigenem Kurzlink je Empfänger. Muster am 17.08.2026 abgenommen; ein Versand an einen Interessenten ist nicht belegt.
Nach dem Nein (Konzept): drei Papiere — ein 90-Tage-Programm in fünf Phasen, ein Leitfaden für den Anruf nach zwei bis drei Monaten, 214 Ideen in dreizehn Gruppen, was man einem Zögernden schickt —, eine Rangliste von 43 Betrieben für eine kostenfreie Testkampagne und eine Materialseite mit 166 kopierbaren Links. Nichts davon versendet selbst.
Nach dem Nichterscheinen (läuft): Am Vorabend um 17:00 wird jeder Termin umbenannt, damit der Kalender die Einladung erneut zustellt — seit 08.09.2026, zwei Postfächer. Wer trotzdem fehlt und nicht erreichbar ist, bekommt einen Entwurf mit drei freien Terminen binnen 14 Tagen, einem Referenzlink und der Frage, ob der Vorgang geschlossen werden soll. Ein Fall bisher; er blieb bis 04.09.2026 ohne Antwort.
Für alle fünf gilt: Sperrliste, Textreiniger, Kurzlink je Empfänger — und unter jedem Entwurf der Verlauf, auf den er sich bezieht. Versendet wird von Hand.
- Mit Anlass · anrufenBäckerei Hollerbusch (Angebot 04/2026, Absage: ‚gerade besetzt‘)Seit 5 Tagen auf der eigenen Karriereseite: Konditor, Vollzeit — nicht nur auf Portalen.Nächster Schritt: Anruf diese Woche, die Stelle ist der erste Satz.
- Vor dem Termin · MailAutohaus Reitmayr — Verkaufsgespräch Donnerstag 10:00Entwurf liegt im Postfach: zwei Zahlen zur Stelle Kfz-Mechatroniker, ein Referenzlink, zwei Fragen.Kurzlink noch nicht geklickt. Senden: von Hand, heute.
- Vor dem Termin · VideoHotel Lärchenhof — Verkaufsgespräch Freitag 14:00Video gebaut, 61 Sekunden, Freigabe offen.Wird erst nach dem Ansehen in die Vorbereitungsmail gehängt.
- Nach dem Nein · dranbleibenTischlerei Wendlinger (vertagt am 22.07.: ‚ich schlaf drüber‘)Woche 7 nach dem Gespräch. Letzter Kontakt: Leitfaden zu Lehrlingsbewerbungen, mit Frage am Schluss — unbeantwortet.Nächster Anlass laut Kalender in zwei Wochen. Kein Anruf dazwischen.
- Nichterschienen · MailPhysio-Praxis Steinbach — Termin gestern 09:00, nicht erschienenTelefonisch nicht erreicht. Entwurf: drei freie Termine binnen 14 Tagen, Referenzlink, Frage, ob der Vorgang geschlossen werden soll.Entwurf im Postfach, Verlauf darunter. Senden: von Hand.
Alle Betriebe erfunden. Die Marke links ist der Punkt: Jeder Eintrag nennt, warum man sich jetzt meldet — und was man ausdrücklich nicht tut.
Was wir dabei gelernt haben
- Ein Lauf, den alle für laufend hielten, existierte nicht. Die Vorbereitungsmail galt wochenlang als automatisiert; am 07.09.2026 stellte sich heraus, dass es nie eine Aufgabe gab — der Ablauf war von Anfang an Handarbeit. Seitdem meldet sich ein kaputter Lauf immer; Stille darf nicht wie Ausfall aussehen.
- Der Entwurfsordner ist kein Archiv. Ein verworfener Entwurf liegt im Papierkorb; wer nur den Ordner zählt, legt ihn ein zweites Mal ab — zwei Entwürfe kamen so erst nach dem Termin an.
- Ein Klick vor dem Versandzeitpunkt ist nie der Empfänger. Der Kurzlink der ersten No-Show-Mail zählte einen Klick drei Minuten vor dem Versand — der Absender beim Prüfen. Wer einen Kurzlink testet, verbrennt ihn.
- Der Preis war nicht der Grund. Das Dranbleiben-Papier war für „Preiszögerer“ bestellt; die eigenen Absagegründe nannten den Zeitpunkt weit häufiger als die Kosten (71 gegen 14 Nennungen). Das Papier wurde auf die Zahlen gebaut, nicht auf den Auftrag.
- Der Spiegel wird beim Abschied aufgestellt. Wer im Nein-Moment keine Messpunkte aus dem Mund des Kunden mitnimmt, hat drei Monate später nur die eigene Behauptung gegen sein Gedächtnis — und der Anruf kippt in „ich hab es Ihnen ja gesagt“.
- Zwei Tage vor dem Termin ist eine falsche Anrede teurer als keine. Im Videoprojekt arbeitet deshalb kein Sprachmodell: Sprechtext aus einer Vorlage mit Platzhaltern, und jede Sperre bricht den Bau ab, statt etwas zu erfinden.
- Erfundener Druck ist gesperrt. Keine Frist ohne Grund im Kalender, keine Zahl ohne Quelle am Kontakt — der Empfänger kennt seine eigenen Stellenanzeigen.
Der Spiegel wird beim Abschied aufgestellt, nicht beim Wiedersehen.
Aus dem Nachfass-Programm in fünf Phasen
Fünf Spielarten — Anlass, Kanal, Stand, Wirkung Tabelle
| Spielart | Anlass | Kanal | Stand | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| Mit Anlass | Ereignis beim Betrieb: Stelle auf der eigenen Karriereseite, neue Geschäftsführung, Wachstum | Telefon — Anrufliste am Montag | läuft, wöchentlich; zwei Bestände mit 388 und 593 Kontakten | nicht gemessen — Anrufe werden nicht zurückgeschrieben |
| Vor dem Termin: Mail | Verkaufsgespräch in drei Tagen | E-Mail-Entwurf im Postfach, Versand von Hand | läuft täglich seit 07.09.2026; erste Versendungen 08.09.2026 | nicht gemessen — Rückmeldung ist nur der Klick auf den Kurzlink |
| Vor dem Termin: Video | dasselbe, als 60-Sekunden-Video mit seinen Zahlen | Kurzlink in der Vorbereitungsmail | Pipeline fertig, Muster abgenommen 17.08.2026 — Versand nicht belegt | nicht gemessen |
| Nach dem Nein | Vertagung ohne äußeren Anlass — der häufigste Ausgang (78 %) | Telefon und Mail, Material mit kopierbarem Link | Konzept: drei Papiere, eine Rangliste (43 Betriebe), eine Materialseite (166 Links) | nicht gemessen |
| Nach dem Nichterscheinen | Termin verpasst und nicht erreichbar — davor die Vorbeugung am Vorabend | Kalendereinladung erneut (17:00 am Vortag) · E-Mail-Entwurf mit drei Terminen | Vorbeugung läuft seit 08.09.2026; Mail-Werkzeug: ein Fall (25.08.2026) | nicht gemessen — der eine Fall blieb bis 04.09.2026 ohne Antwort |
Quelle: Steckbriefe und Journale der zwölf Projekte, Stand 12.10.2026
Der Ablauf als Diagramm Schaubild
Haben Sie so einen Fall im Betrieb?
Schreiben Sie mir in zwei Sätzen, welche Aufgabe bei Ihnen am meisten Zeit frisst. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung — samt Aufwand und samt der Antwort „lohnt sich nicht“, wenn es so ist.