Daten & Wissen Auswerten & Messen Einmalprojekt, abgeschlossen
74,6 % der Kontakte: kein Anruf, keine Mail, nichts
Der Bestand in der Kundendatenbank war nicht schmutzig, sondern unbearbeitet und unbeschriftet. Diese Unterscheidung ändert alles daran, was man dagegen tut.
Der Fall auf einen Blick
Das Problem
Jeder weiß, dass in der Kundendatenbank (CRM) einiges im Argen liegt — aber niemand kann sagen, was genau und wie viel.
Was der Fall macht
Zählt in einer vollständigen Sicherung der Kundendatenbank, wie gepflegt und wie bearbeitet die Kontakte wirklich sind.
Was er bewirkt
74,6 % der Kontakte haben nie eine Aktivität gesehen; daraus entstanden 16 Maßnahmen, gereiht nach Aufwand und Wirkung.
So funktioniert es
1 von 3 Arbeitsschritten erledigt ein Sprachmodell. Den Rest machen ein normales Programm und ein Mensch.
- 1 Daten Vollständige Sicherung des CRM Der Scan läuft lokal über die vollständige Sicherung, ohne die Schnittstelle zu belasten.
- 2 Programm Messen Ein Programm zählt Aktivitäten je Kontakt, Fälligkeit der Aufgaben, Status der Verkaufschancen und Rollen.
- 3 Sprachmodell Einordnen Die KI ordnet jeden Befund ein: Was ist Schmutz, was ist Lücke, was ist schlicht unbearbeitet?
- 4 Mensch Entscheiden Ein Mensch entscheidet, was bearbeitet und was bewusst aufgegeben wird.
- Datenquelle
- normales Programm
- Sprachmodell (KI)
- Mensch
Die Zahlen dahinter
Was das für Ihren Betrieb heißt
„Unsere Daten sind schlecht“ ist ein Gefühl; erst die Zahl dahinter sagt, ob man aufräumen, nachpflegen oder schlicht arbeiten muss — drei völlig verschiedene Vorhaben.
Für jeden Betrieb mit einem gewachsenen CRM, einer Kundendatenbank oder einem Warenwirtschaftssystem.
Messen Sie, bevor Sie aufräumen. Die drei häufigsten Befunde erfordern völlig verschiedene Antworten: Schmutz braucht Bereinigung, Lücken brauchen Pflege, unbearbeitete Bestände brauchen entweder Vertriebszeit oder eine ehrliche Entscheidung. Wer das nicht trennt, kauft die falsche Lösung.
Die Ausgangslage
In jeder gewachsenen Kundendatenbank (CRM) gibt es dasselbe diffuse Unbehagen: Die Daten seien nicht gut, man müsste mal aufräumen. Was genau nicht gut ist, kann niemand sagen.
Das führt zu teuren Fehlentscheidungen. Man kauft eine Datenbereinigung ein, obwohl es keine Dubletten gibt. Oder man führt Pflichtfelder ein, obwohl das Problem nicht die Erfassung ist, sondern dass nie jemand mit den Kontakten spricht.
Die Lösung im Einzelnen
Ein Scan über die vollständige Sicherung — ohne einen einzigen Abruf über die Schnittstelle, in wenigen Minuten. Das Ergebnis war eindeutig und anders als erwartet: Der Bestand ist nicht schmutzig, er ist unbearbeitet und unbeschriftet.
74,6 % der Kontakte haben nie eine Aktivität gesehen — kein Anruf, keine Mail, nichts. 87,9 % der offenen Aufgaben sind überfällig. Keine einzige der 6.297 Verkaufschancen ist technisch als gewonnen verbucht, obwohl es Abschlüsse gab. Und bei 92,8 % der Ansprechpartner ist unbekannt, ob die Person überhaupt entscheiden darf.
Daraus wurden 16 Maßnahmen abgeleitet, gereiht nach Aufwand und Wirkung. Die wichtigste Einsicht ist nicht technisch: Ein Bestand, in dem drei Viertel der Kontakte nie berührt wurden, braucht keine Bereinigung. Er braucht Bearbeitung — oder die ehrliche Entscheidung, dass drei Viertel davon nie bearbeitet werden.
- Kein Datenproblem74,6 % der Kontakte ohne jede AktivitätDie Daten sind in Ordnung — es hat nur nie jemand mit diesen Betrieben gesprochen.Falsche Antwort: Datenbereinigung kaufen. Richtige Antwort: entweder bearbeiten oder ehrlich aussortieren.
- Prozessproblem87,9 % der offenen Aufgaben sind überfälligAufgaben werden angelegt, aber nicht abgearbeitet — die Liste hat aufgehört, verbindlich zu sein.Eine Aufgabenliste, in der fast alles überfällig ist, wird nicht mehr gelesen. Das repariert kein Werkzeug.
- Auswertung unmöglichKeine der 6.297 Verkaufschancen ist als gewonnen verbuchtAbschlüsse gab es — im System sind sie nicht als solche erkennbar.Jede Auswertung über Abschlussquoten wäre falsch gewesen. Genau deshalb prüft man die Rohdaten, bevor man rechnet.
Alle drei Befunde sehen nach „schlechten Daten“ aus. Tatsächlich ist einer eine Vertriebsfrage, einer eine Prozessfrage und nur einer ein Datenproblem.
Was wir dabei gelernt haben
- „Schlechte Daten“ ist eine Diagnose, die man erst stellen darf, wenn man gemessen hat. Drei Viertel unbearbeiteter Kontakte sind kein Datenproblem.
- Prüfen Sie Statusfelder, bevor Sie darauf rechnen. Keine einzige Verkaufschance war technisch als gewonnen verbucht — jede Abschlussquote wäre falsch gewesen.
- Eine Aufgabenliste mit 88 % Überfälligkeit ist keine Liste mehr. Das ist ein Prozessbefund, kein technischer.
- Der Scan gehört auf die Sicherung, nicht auf die Schnittstelle. Wenige Minuten statt tausender Abrufe — und beliebig wiederholbar.
Der Bestand ist nicht schmutzig, er ist unbearbeitet und unbeschriftet. Das ist ein Unterschied, der über die ganze Gegenmaßnahme entscheidet.
Aus dem Maßnahmenbericht
Was der Scan gefunden hat Tabelle
| Befund | Anteil | Was er bedeutet |
|---|---|---|
| Kontakte ohne jede Aktivität | 74,6 % | nicht schmutzig — unbearbeitet |
| Offene Aufgaben überfällig | 87,9 % | Aufgaben werden angelegt, aber nicht abgearbeitet |
| Verkaufschancen technisch als gewonnen verbucht | 0 von 6.297 | Abschlüsse existieren, sind aber nicht auswertbar |
| Ansprechpartner ohne bekannte Rolle | 92,8 % | unbekannt, ob die Person entscheiden darf |
Quelle: Scan über das Vollbackup, Stand 08/2026
Der Ablauf als Diagramm Schaubild
Haben Sie so einen Fall im Betrieb?
Schreiben Sie mir in zwei Sätzen, welche Aufgabe bei Ihnen am meisten Zeit frisst. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung — samt Aufwand und samt der Antwort „lohnt sich nicht“, wenn es so ist.