Kundengewinnung Auswerten & Messen Einmalprojekt, abgeschlossen Unbequemer Befund
0 echte Anfragen in 25 Monaten — der Zähler meldete 128
Bevor eine Strategie gebaut wird, bei der Dienstleister von selbst auf uns zukommen, wurde gezählt, wie oft das heute passiert. Die Suche im Postfach fand 2.805 Mails, der Wortfilter 128 — und das Lesen je Absender: null.
Der Fall auf einen Blick
Das Problem
Eine neue Vertriebsidee setzte voraus, dass Dienstleister uns regelmäßig wegen unserer Stellenanzeigen anschreiben — ob das stimmt, wusste niemand.
Was der Fall macht
Durchsucht die Firmenpostfächer von zwei Jahren nach Anfragen einer bestimmten Anbietergruppe und lässt die KI jeden Treffer lesen, statt ihn nur zu zählen.
Was er bewirkt
0 echte Anfragen in 25 Monaten, bei 1.222 Bewerbungen im selben Zeitraum — der Wortfilter hatte 128 Treffer gemeldet.
So funktioniert es
1 von 4 Arbeitsschritten erledigt ein Sprachmodell. Den Rest machen ein normales Programm und ein Mensch.
- 1 Daten Zwei Firmenpostfächer Alle Mails seit 09/2024, dazu die Bewerbungsdatenbank und die eigenen Webseiten — nur lesend.
- 2 Programm Suchen und filtern Ein Programm sucht serverseitig nach ganzen Wörtern (2.805 Treffer) und filtert nach Vermittler-Begriffen (128).
- 3 Sprachmodell Jeden Treffer lesen Die KI liest die 128 Mails je Absenderdomain und ordnet sie ein: Newsletter, Autoantwort, Kalender, Lohnbüro — oder echte Anfrage.
- 4 Programm Null echte Anfragen Das Ergebnis ist eine Zahl mit Zeitraum und Vergleichswert: 0 Anfragen gegen 1.222 Bewerbungen in 25 Monaten.
- 5 Mensch Entscheiden Ein Mensch entscheidet, ob die Idee einen Vier-Wochen-Test mit sieben Messzahlen bekommt oder fällt.
- Datenquelle
- normales Programm
- Sprachmodell (KI)
- Mensch
Die Zahlen dahinter
Was das für Ihren Betrieb heißt
Bevor Sie eine Strategie darauf bauen, dass Kunden oder Anbieter von selbst kommen, lassen Sie zählen, wie oft das heute geschieht — und lassen Sie die Treffer lesen, nicht nur zählen.
Das Muster passt auf jede Frage der Art „wie oft passiert X bei uns eigentlich“ — Reklamationen, Empfehlungen, Rückfragen zu einem Produkt, Anfragen aus einer Region. Voraussetzung: Lesezugriff auf das Postfach und eine klare Frage.
Erster Schritt: die Stichwortsuche laufen lassen und dann zehn zufällige Treffer selbst lesen. Sind die meisten keine echten Fälle, taugt die Zahl nicht. Fallstrick: Wer ganze Postfächer liest, liest Personendaten. Die Auswertungsskripte blieben bei uns außerhalb des Projekts und wurden nicht aufbewahrt.
Die Ausgangslage
Die Idee klang gut: Wer selbst Stellen ausschreibt, wird von Personaldienstleistern angeschrieben. Diese Anfragen könnte man umdrehen — im Gespräch entdeckt der Anbieter, dass wir mit KI arbeiten, und wird vom Verkäufer zum Interessenten. Dafür müsste es solche Anfragen aber geben.
Die Zahl stand nirgends. Die einzigen Zeugen waren die beiden Firmenpostfächer, die Bewerbungsdatenbank und die eigenen Webseiten.
Die Lösung im Einzelnen
Erst zählen, dann lesen. Die serverseitige Suche im Postfach (nur ganze Wörter) lieferte 2.805 Mails seit 09/2024. Ein Wortfilter auf typische Begriffe von Vermittlern reduzierte sie auf 128. Das wäre die Zahl gewesen, die ein Zähler gemeldet hätte.
Die KI las je Absenderdomain. Jede der 128 Mails wurde eingeordnet: Newsletter, Autoantworten auf unsere eigene Post, Kalendereinladungen, Post vom Lohnbüro. Echte Anfragen eines Personaldienstleisters: null. Zum Vergleich kamen im selben Zeitraum 1.222 Bewerbungen.
Der Grund lag bei uns. Unsere Stellen standen nur auf einem einzigen Stellenportal (zwei live), es gab keine Karriereseite mit strukturierten Stellendaten und keinen Eintrag in den öffentlichen Jobbörsen. Wer uns hätte finden wollen, hätte uns nicht gefunden.
Daraus wurde ein Papier mit 20 Ideen samt Urteil, und ein Vier-Wochen-Test mit sieben Messzahlen, der die Idee erst belegen muss, bevor sie Geld kostet.
- Newsletternews@branchenbrief-beispiel.deWöchentlicher Branchennewsletter, enthält „Personalvermittlung“ in jeder Ausgabe. 41 Treffer, keine Anfrage.aussortiert
- Autoantwortoffice@muster-personal.at„Vielen Dank für Ihre Nachricht“ — Antwort auf unsere eigene Mail an diesen Betrieb.aussortiert
- Kalenderkalender@beispiel-hr.chTerminbestätigung für ein Gespräch, das wir angefragt hatten.aussortiert
- Echte Anfrage—Kein einziger Treffer in 25 Monaten.
Adressen erfunden, Verteilung nachgestellt. Jeder dieser Treffer hätte in einer Zählung als „Anfrage“ gegolten; erst das Lesen zeigt, dass es keine war.
Was wir dabei gelernt haben
- Ein Treffer ist keine Anfrage. Serverseitige Suche und Wortfilter zählen Wörter; erst das Lesen je Absender zählt Fälle. 2.805 wurden 128 wurden 0.
- Die Ursache einer Null liegt oft bei einem selbst. Niemand schrieb uns an, weil unsere Stellen nirgends standen, wo man sie findet.
- Ein Programm, das zehn Minuten schweigt, läuft vielleicht trotzdem. Die Ausgabe war gepuffert; der zweite Lauf mit ungepufferter Ausgabe zeigte den Fortschritt.
- Postfach-Skripte gehören nicht ins Projekt. Sie lesen Postfächer im Ganzen und blieben deshalb im Arbeitsordner der Sitzung.
- Die Idee ist nicht tot, nur unbelegt. Sie bekam 20 Varianten mit Urteil und einen Vier-Wochen-Test mit sieben Zahlen — danach wird entschieden.
Ein Zähler ohne Lesen hätte 128 Vermittler-Mails gemeldet.
Aus dem Projektjournal, 21.09.2026
Drei Stufen des Zählens Tabelle
| Stufe | Treffer | Was dahinter steckte |
|---|---|---|
| Serverseitige Suche, ganze Wörter | 2.805 | alles, was ein Stichwort enthielt |
| Wortfilter auf Vermittler-Begriffe | 128 | die Zahl, die ein Zähler gemeldet hätte |
| Lesen je Absenderdomain | 0 | Newsletter, Autoantworten auf eigene Post, Kalenderpost, Lohnbüro |
Quelle: Auswertung beider Firmenpostfächer seit 09/2024, Stand 21.09.2026
Der Ablauf als Diagramm Schaubild
Haben Sie so einen Fall im Betrieb?
Schreiben Sie mir in zwei Sätzen, welche Aufgabe bei Ihnen am meisten Zeit frisst. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung — samt Aufwand und samt der Antwort „lohnt sich nicht“, wenn es so ist.